Privacyverklaring

Raadsradar houdt organisaties op de hoogte van wat gemeenteraden en Provinciale Staten bespreken en besluiten; Beleidswijzer ontsluit hun vastgestelde beleid. Deze verklaring geldt voor beide diensten. Je leest welke persoonsgegevens wij verwerken, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.

Wil je vooral weten waarom we bepaalde keuzes maken, bijvoorbeeld wie we wel en niet bij naam noemen? Lees dan Privacy en zorgvuldigheid.

1. Wie zijn wij

Raadsradar (raadsradar.org) en Beleidswijzer (beleidswijzer.org) zijn diensten van MoveCreative, handelend onder de namen Raadsradar en Beleidswijzer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73797839, gevestigd op Burgemeester Drijbersingel 51, 8021 JB Zwolle. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. Eén uitzondering: maakt een organisatie accounts aan voor haar medewerkers, dan verwerken wij de gegevens van die accounts in opdracht van die organisatie en zijn wij verwerker; daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst met die organisatie. Vragen over privacy kun je sturen naar privacy@raadsradar.org.

2. Jouw gegevens als gebruiker

Wij vragen alleen wat we nodig hebben om de dienst te leveren. Per soort gegevens:

Profielfoto en logo veilig opgeslagen. Een profielfoto of organisatielogo dat je uploadt, bewaren wij op onze eigen servers in de Europese Unie, niet bij een andere partij. Bij het opslaan verkleinen wij het beeld en halen wij verborgen gegevens weg, zoals locatie en camera-informatie. Het beeld is alleen te zien voor ingelogde gebruikers binnen hetzelfde abonnement; het is niet openbaar, wordt niet door zoekmachines gevonden en wordt nooit gedeeld of voor iets anders gebruikt. Haal je het weg of hef je je account op, dan verwijderen wij het.

Betaalgegevens komen nooit bij ons binnen: die verwerkt Mollie rechtstreeks. Wij zien alleen de status van je betalingen en, bij de machtiging, de laatste cijfers van je rekening of kaart. IP-adressen gebruiken we alleen kortstondig, in het werkgeheugen van de server, om misbruik te remmen (bijvoorbeeld te veel inlogpogingen). Ze worden niet opgeslagen. Je gegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor advertenties.

Berichten die je ons stuurt via het contactformulier, een tip of feedback op de site of per e-mail bewaren wij met je naam, e-mailadres en (als je die invult) organisatie. Ben je ingelogd, dan koppelen we het bericht aan je account, zodat we je vraag in de context van je abonnement kunnen beantwoorden. Het bericht komt binnen bij onze beheerders en je krijgt per e-mail een bevestiging met een kopie. We gebruiken het alleen om je vraag te beantwoorden of de site te verbeteren, delen het niet met anderen en gebruiken het niet voor nieuwsbrieven of AI-training. Na afhandeling bewaren we het nog hooguit 6 maanden, voor het geval je op hetzelfde onderwerp terugkomt; daarna verwijderen we het. Stuur je een correctie op een samenvatting, dan passen we die aan zonder je naam te noemen.

3. Openbare informatie uit vergaderingen en beleidsstukken

Raadsradar haalt openbare informatie op bij de raadsinformatiesystemen van gemeenten en provincies: agenda's, vergaderstukken, de samenstelling van de raad en video-opnamen van openbare vergaderingen. Van die opnamen maken wij automatisch een transcriptie en een feitelijke samenvatting per onderwerp. Daarin kunnen namen voorkomen. Hoe we daarmee omgaan:

• Volksvertegenwoordigers en bestuurders (raads- en Statenleden, wethouders, gedeputeerden, burgemeester, commissaris van de Koning): naam, partij, functie, wat zij in hun publieke functie in de vergadering zeggen en, waar de gemeente of provincie die zelf publiceert, een portretfoto met bronvermelding.
• Insprekers en andere privépersonen: hun namen worden automatisch verwijderd uit transcripties, citaten en samenvattingen en vervangen door "[naam weggelaten]"; als spreker staan zij vermeld als "Inspreker". Wat zij inhoudelijk inbrengen kan wel in de transcriptie staan.
• Geluid van de opnamen wordt alleen tijdelijk verwerkt om uit te schrijven en daarna verwijderd. Wij bewaren de tekst en één stilstaand beeld uit de video. Voor dat beeld kiezen we een moment waarop een volksvertegenwoordiger, bestuurder of de voorzitter spreekt, nooit een inspreker of iemand uit het publiek. Sta je toch in beeld en wil je dat niet? Laat het ons weten, dan halen we het beeld weg.
• Vergaderstukken worden ongewijzigd doorzoekbaar gemaakt en linken naar de publicatie van de gemeente of provincie zelf.

Transcripties en samenvattingen worden automatisch gemaakt en kunnen fouten bevatten. De officiële stukken en video van de gemeente of provincie blijven leidend.

Beleidswijzer toont verordeningen en beleidsregels uit de landelijke databank lokaleregelgeving.overheid.nl en beleidsstukken die de gemeenteraad of Provinciale Staten hebben vastgesteld. Die stukken tonen wij zoals ze officieel zijn gepubliceerd; daarin kunnen namen staan van bestuurders of ambtenaren die het stuk hebben ondertekend. Samenvattingen en vergelijkingen worden met AI gemaakt en zijn als zodanig gemarkeerd.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang en dat van onze gebruikers om openbare besluitvorming toegankelijk en volgbaar te maken. Bij die afweging is de bescherming van privépersonen het uitgangspunt (zie hierboven en Privacy en zorgvuldigheid). Wij bewaren deze gegevens zolang de vergadering in ons archief staat.

Ben je in een vergadering genoemd, staat er iets onjuists, of wil je dat wij iets aanpassen of verwijderen? Mail naar privacy@raadsradar.org; zie ook artikel 8.

4. Waar staan jouw gegevens

Je account, je volgprofiel en ons archief van vergaderingen en beleidsstukken staan op servers in de Europese Unie. Daar vallen ze onder de Europese privacywetgeving (AVG).

• Spraak naar tekst (alleen Raadsradar) gebeurt in de Europese omgeving van Deepgram. Wij hebben ingesteld dat Deepgram de opnamen niet gebruikt om zijn modellen te verbeteren.
• Samenvatten en ordenen doen we met Claude van AnthropiciWe willen overstappen op Mistral, een Europees AI-bedrijf, zodra we zeker weten dat het de transcripten en samenvattingen net zo goed verwerkt. In onze tests zien we daar nu nog te veel fouten in. Tot die tijd gebruiken we Claude, in een Europees datacenter., via een Europees datacenter van Google Cloud (Vertex AI, regio EU): de verwerking gebeurt in de Europese Unie. Daar gaat uitsluitend openbare informatie heen (agenda's, stukken en transcripties waaruit namen van inwoners al zijn verwijderd en gepubliceerde beleidsstukken), nooit gegevens van onze gebruikers. Deze gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen. Het is onze bedoeling over te stappen op Mistral, een Europees AI-bedrijf, zodra we zeker weten dat het de transcripten en samenvattingen net zo goed verwerkt.
• Betalingen en facturen lopen via Mollie en Moneybird, allebei Nederlandse bedrijven die gegevens in de EU verwerken.

Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en/of het EU-VS Data Privacy Framework.

5. Partijen die voor ons werken (verwerkers)

Met elk van deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst.

6. Cookies en lokale opslag

Wij gebruiken alleen functionele opslag die nodig is voor wat je op de site doet:

• Eén cookie per site om je ingelogd te houden.
• "Recent bekeken" (Raadsradar): de laatste paar gemeenten en provincies die je bekeek, zodat je ze snel terugvindt. Dit staat alleen in je eigen browser, wordt niet naar ons verstuurd en verdwijnt als je je browsergegevens wist.

Geen tracking- of advertentiecookies. Bezoekersaantallen meten wij met Simple Analytics (Nederland): dat gebeurt zonder cookies en zonder persoonsgegevens, zodat bezoekers niet te herkennen of te volgen zijn. Omdat het alleen om functionele opslag gaat, vragen wij hiervoor geen toestemming en tonen we geen cookiemelding.

7. Beveiliging

• Wachtwoorden slaan we alleen versleuteld (gehasht) op; wij kunnen ze zelf niet lezen.
• Alle verbindingen met de website zijn versleuteld (HTTPS).
• Inloglinks per e-mail zijn één uur geldig en werken maar één keer.
• Wijzig je je wachtwoord, dan word je op andere apparaten automatisch uitgelogd. Voor het wijzigen van je e-mailadres vragen we je wachtwoord.
• Herhaalde inlog- en aanmeldpogingen worden afgeremd tegen misbruik.
• Alleen bevoegde beheerders hebben toegang tot de beheeromgeving.
• Wij vragen nooit per e-mail om je wachtwoord of betaalgegevens. Mails over de beveiliging van je account bevatten daarom geen links. Twijfel je aan een mail? Klik dan nergens op en ga zelf naar de website.

8. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang. Een groot deel van je gegevens pas je zelf aan via Mijn account. Voor andere verzoeken mail je naar privacy@raadsradar.org; wij reageren binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De versie bovenaan geeft de laatste versie aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers per e-mail.